Control Horario: cómo funciona y cuáles son sus ventajas

El control horario es obligatorio en nuestro país para garantizar el cumplimiento de la jornada laboral de los trabajadores. Existen diferentes formas de aplicarlo y controlarlo según los métodos seleccionados, el tipo de trabajo y la jornada laboral. A continuación te contamos qué es el control horario, cómo funciona y cuáles son sus ventajas.

Cómo funciona el control horario

El control horario hace referencia a todas las aplicaciones, software y herramientas online y offline que se utilizan para controlar los datos relativos a la entrada y salida de los empleados de su puesto de trabajo, o al control de la jornada laboral diaria en el caso del teletrabajo. En cuanto a su funcionamiento, cabe reseñar que encontramos diferentes tipos de sistemas de control horarios con distintos funcionamientos.

En primer lugar encontramos el medio clásico que son las plantillas de Excel. Son una opción bastante limitada en la actualidad, ya que encontramos alternativas más avanzadas. En una plantilla de Excel se pueden almacenar los datos por departamentos o de forma individual con trabajadores, con el problema de que normalmente hay que almacenar los datos en algún espacio digital que podría usarse para guardar otros documentos.

Encontramos también el control horario en papel, que básicamente se basa en crear una plantilla que cada trabajador deberá rellenar incluyendo cada día su horario laboral y su firma. Además, en estos documentos deben incluirse también los datos relativos a las bajas, las ausencias por enfermedad o por asuntos propios y las vacaciones.

Ahora bien, en la actualidad encontramos alternativas mucho más eficientes para el control horario como los software de control horario. Este tipo de software incorpora funcionalidades adaptadas a cada tipo de empresa. Su funcionamiento es eficiente y sencillo, ya que son un tipo de sistemas que las empresas contratan y que permiten registrar el control horario conectándolo con las tarjetas que utilizan los empleados para fichar, desde una aplicación, desde el mismo ordenador en que trabajan o desde otros dispositivos móviles. Pero además, estos dispositivos incorporan también otras funcionalidades ampliadas como las que puedes encontrar en https://www.kenjo.io/es/control-horario, un práctico software de control horario que ya utilizan muchas empresas para gestionar mejor y poder conocer con garantías el horario laboral de sus trabajadores. Entre estas funcionalidades encontramos la posibilidad de incluir aplicaciones para los empleados, la opción de identificar la cantidad de trabajo que está realizando cada empleado, la posibilidad de gestionar diferentes proyectos y tareas o la gestión de las ausencias y de las vacaciones de forma centralizada.

Son la mejor herramienta al permitir también incluir los datos a tiempo real o crear informes para controlar la productividad, siendo una gran alternativa para aligerar el trabajo del Departamento de Recursos Humanos y mejorar sus resultados.

Por otro lado, encontramos también las clásicas máquinas de fichar. Se trata de herramientas informáticas que se suelen utilizar en el sector servicios y en las industrias para controlar las horas de los trabajadores, revisar las horas extra y reducir el absentismo laboral. Similares a estos sistemas de control horario encontramos una alternativa más avanzada: los sistemas de control biométrico, que sencillamente hacen el seguimiento de entrada y de salida de los trabajadores mediante sus pupilas o sus huellas dactilares. Los sistemas de control biométrico para gestionar el control horario son la mejor opción para aquellas empresas en las que la seguridad es muy importante, ya que permiten monitorizar las entradas y salidas de sus empleados evitando la entrada de personas ajenas a la organización.

Ventajas del control horario

El control horario aporta por tanto muchos beneficios tanto para los trabajadores como para las empresas. En el caso de los trabajadores, los software y los sistemas de control horario más avanzados les permiten gestionar sus horarios de forma cómoda y sencilla, incluso entre los trabajadores que trabajan de forma remota. De esta forma los trabajadores pueden flexibilizar su jornada laboral y cumplir con todo su trabajo.

Además, este tipo de control permite a los trabajadores revisar cuanto tiempo están trabajando, conocer sus horas extra y adaptar su jornada laboral de forma legal contrastando estos datos con los responsables de recursos humanos.

De esta manera, los expertos coinciden en que los trabajadores también se sentirán más valorados y mejorará su autoestima porque controlarán más su trabajo y podrán decidir cuándo, cómo y dónde quieren realizarlo. Es posible de esta manera el conocer aquellas horas en las que un trabajador está produciendo mejor, con lo que ellos mismos podrán organizarse para realizar sus tareas más relevantes durante esos períodos de tiempo.

Por otro lado, el control horario permite a los trabajadores flexibilizar y planificar su jornada laboral conciliándola con garantías con su vida personal. En el caso de las empresas, el control horario también aporta muchos beneficios. Primero que nada, es importante a nivel de flexibilidad laboral y ayudará a los trabajadores a rendir más y mejor y por tanto esto redundará en el beneficio de la empresa.

Además, el control horario es una gran herramienta para reducir el absentismo laboral no justificado. Con las herramientas de control horario también es posible generar informes del tiempo que ha trabajado cada empleado para gestionar las horas extras y por supuesto se estará cumpliendo con la legislación vigente.